Categoría el #Licenciamiento

Otorgar licencias de Power BI a usuarios externos a la organización.

No suelo escribir sobre temas de administración de O365, pero preguntaban hoy en el grupo de Power BI Español en Telegram, fuente inagotable últimamente de ideas para este blog, sobre si existía esa posibilidad y pensé que en alguna ocasión se me dio el caso de tener que compartir un informe con un usuario externo que no tenía licencia de power bi pro y siempre me decanté por tener un usuario de power bi de mi propio tenant para ello.

Pero revisando información sobre el tema vi varios post en la comunidad que afirmaban esta posibilidad y me aventuré a probarlo. Es más, no sólo me aventuré a probar si se podía dar una licencia de nuestro tenant a un usuario externo, sino que probé otorgar una licencia de Power BI PRO a una cuenta personal de outlook.

Como imagino que todos sabréis no se puede entrar al servicio de Power BI con una cuenta personal de microsoft

Sin embargo, nada impide compartir un informe de Power BI con un usuario de cuenta personal, siempre y cuando sea una cuenta de Microsoft.

Si compartes con un usuario de gmail, por ejemplo, no te lo impide,

e incluso registra la dirección en el active directory como invitado

pero ni envía el link al correo para entrar en el informe, ni te permite loguearte como es normal en power bi.

Pero con mi usuario externo, cuenta personal de outlook, me envía el email con el enlace al informe y me deja loguearme sin problema en Power BI a través de es enlace.

Este es el email que se recibe y siguiendo ese enlace se puede acceder al login del servicio de Power BI y no te da el error de cuenta personal

Sin embargo, debido a un bug que hay esta semana en el servicio de power bi que afecta a los usuarios externos no me lleva al informe sino que me redirecciona a una página de inicio. Sin ese bug debería simplemente avisarme de que no tengo licencia de power bi pro para ver el informe.

Si intentamos abrir el informe que muestra como compartido, al carecer de licencia no hace absolutamente nada.

Pero si podemos dar una licencia de nuestro tenant a un usuario externo.

Simplemente nos iremos al Centro de administración de Office 365 y en licencias podremos asignar la licencia al usuario externo:

Al usuario de gmail no me va a dejar asignarsela
Pero al de outlook sin problema

Una vez con la licencia asignada, el mismo link del email nos sirve para entrar en nuestro informe compartido con el usuario externo siendo este una cuenta personal y no profesional

El mismo proceso de asignación de licencia se puede llevar acabo en el azure active directory, aunque es bastante más sencilla esta vía a través del centro de administración de Office 365.

Es muy importante en AAD configurar la ubicación de uso porque si no da un error
En Licencias, Tareas se accede a la página donde se asigna la licencia
Y la asignación es bastante sencilla salvo por el tema de que si no estableces la ubicación de uso, da error