Archivo el 18/06/2020

Tip Excel: Crear una tabla plana a partir de una visualización de tabla de power BI conectandonos al modelo en el servicio

¿Cuantas veces no os ha pedido un cliente o un usuario de negocio que le saquéis un informe en Excel? Por más que le expliques que Power BI no es excel y que tiene muchísimas más ventajas que excel, él quiere su informe en excel.

Le enseñas a exportarse los datos desde el servicio y dentro de dos días te llama para decirte que el excel no está actualizado, que lo exportó antes de ayer y ya faltan datos, que el quiere ver en el excel la tabla que tiene en Power BI hoy.

Como sabeis, excel te permite conectarte al servicio para crear una tabla dinámica conectada al modelo, pero en el siguiente video, voy más allá y os voy a enseñar un pequeño truco para reproducir la tabla con todos los datos tal cual realiza la exportación desde el servicio, pero con la ventaja de que no será una foto estática de los datos sino que la podremos actualizar.

Sin más preámbulos, dentro vídeo.

Excel Tip. Crear tabla plana conectada a Power BI

Comprendiendo el SUMX

El grupo de usuarios de telegram de Power BI en español es una fuente inagotable de contenido sobre Power BI. Allí muchos usuarios plantean sus dudas y otros usuarios les ayudan desinteresadamente. Tengo la suerte de ser uno de los administradores del grupo desde hace un par de meses y en las últimas semanas hemos lanzado algún juego tipo encuesta para luego explicarlo y ayudar a la gente sobre temas controvertidos.

Él último quiz lo planteé yo sobre la utilización de SUMX y posteriormente elaboré un video con la explicación que pongo a vuestra disposición por si os sirve de ayuda:

Éste era el objeto del quiz
Éste el resultado totalmente anónimo del mismo

Y os dejo el video explicativo que publiqué en el canal de youtube de Quolutions

Os dejo el enlace del grupo de telegram por si os interesa entrar;

https://t.me/powerbiespanol

El tema dio para muchísimo debate en el grupo por la implicación también que esta medida puede tener en cuanto a rendimiento.

Conectar un informe realizado sobre el conjunto de datos a un conjunto de datos del Servicio de Power BI

Es curioso muchas veces como tendemos a complicarnos la vida y las soluciones más sencillas se nos escapan a la vista.

Hace mucho tiempo ya que Power BI permite conectar un informe al Servicio de Power BI. Esto nos permite, crear un modelo y a partir de ese modelo poder hacer diferentes informes sobre el mismo. Es más, es una buena práctica que evita que cuando se hacen cambios en el modelo pueda eliminarnos accidentalmente algún informe.

Hace mucho tiempo también que publiqué sobre ello en mi anterior blog y como mediante la modificación de la estructura del archivo pbix comprimido se podía cambiar un informe que estuviera armado sobre el modelo, a un informe conectado al servicio.

Esta práctica últimamente me estaba dando muchos quebraderos de cabeza. Imágenes que no se registraban y aparecían en negro, cambios en los archivos que estructuran el pbix y un sin fin más de problemas que me hicieron abandonar esta práctica y hace poco en el PUG Spain un usuario contestó sobre el asunto con una manera sencilla pero que me hacía dudar si funcionaría:

«Elimina todas las tablas y crea la conexión».

Hoy tenía necesidad de convertir un modelo a informe conectado al servicio y era buen momento de probarlo.

He eliminado todas las tablas del pbix

Todas las visualizaciones se han roto por completo

He creado la conexión al servicio:

Conjunto de Datos de Power BI

Y mi informe vuelve a contener todas las visuales correctamente y como podéis ver en la parte izquierda del informe no contiene el modelo de datos, sino que está conectado a un modelo de datos en el servicio

Por supuesto no puedo dejar de mencionar a la persona que expuso la idea en el foro que fue Josep M PuigDollers, yo simplemente he probado que funcionara y la he reflejado en este post por si es de utilidad.

Otorgar licencias de Power BI a usuarios externos a la organización.

No suelo escribir sobre temas de administración de O365, pero preguntaban hoy en el grupo de Power BI Español en Telegram, fuente inagotable últimamente de ideas para este blog, sobre si existía esa posibilidad y pensé que en alguna ocasión se me dio el caso de tener que compartir un informe con un usuario externo que no tenía licencia de power bi pro y siempre me decanté por tener un usuario de power bi de mi propio tenant para ello.

Pero revisando información sobre el tema vi varios post en la comunidad que afirmaban esta posibilidad y me aventuré a probarlo. Es más, no sólo me aventuré a probar si se podía dar una licencia de nuestro tenant a un usuario externo, sino que probé otorgar una licencia de Power BI PRO a una cuenta personal de outlook.

Como imagino que todos sabréis no se puede entrar al servicio de Power BI con una cuenta personal de microsoft

Sin embargo, nada impide compartir un informe de Power BI con un usuario de cuenta personal, siempre y cuando sea una cuenta de Microsoft.

Si compartes con un usuario de gmail, por ejemplo, no te lo impide,

e incluso registra la dirección en el active directory como invitado

pero ni envía el link al correo para entrar en el informe, ni te permite loguearte como es normal en power bi.

Pero con mi usuario externo, cuenta personal de outlook, me envía el email con el enlace al informe y me deja loguearme sin problema en Power BI a través de es enlace.

Este es el email que se recibe y siguiendo ese enlace se puede acceder al login del servicio de Power BI y no te da el error de cuenta personal

Sin embargo, debido a un bug que hay esta semana en el servicio de power bi que afecta a los usuarios externos no me lleva al informe sino que me redirecciona a una página de inicio. Sin ese bug debería simplemente avisarme de que no tengo licencia de power bi pro para ver el informe.

Si intentamos abrir el informe que muestra como compartido, al carecer de licencia no hace absolutamente nada.

Pero si podemos dar una licencia de nuestro tenant a un usuario externo.

Simplemente nos iremos al Centro de administración de Office 365 y en licencias podremos asignar la licencia al usuario externo:

Al usuario de gmail no me va a dejar asignarsela
Pero al de outlook sin problema

Una vez con la licencia asignada, el mismo link del email nos sirve para entrar en nuestro informe compartido con el usuario externo siendo este una cuenta personal y no profesional

El mismo proceso de asignación de licencia se puede llevar acabo en el azure active directory, aunque es bastante más sencilla esta vía a través del centro de administración de Office 365.

Es muy importante en AAD configurar la ubicación de uso porque si no da un error
En Licencias, Tareas se accede a la página donde se asigna la licencia
Y la asignación es bastante sencilla salvo por el tema de que si no estableces la ubicación de uso, da error